Projectmanagement is een opzichzelfstaand vak. Dat blijkt steeds weer. Daar waar projecten er ‘gewoon even naast’ gedaan worden, worden deadlines niet gehaald, wordt er onnodig veel – of juist veel te weinig – tijd aan besteed en is er geen duidelijkheid over verantwoordelijkheid. Maar voor ieder project een projectmanager aanstellen, of zelfs inhuren, dat loopt zomaar behoorlijk in de papieren. Toch?
Projectteam
Bij Target zijn we gespecialiseerd in het vinden van de juiste Projectmanager voor een project. En we adviseren organisaties over de noodzaak. We laten in dit artikel drie specialisten aan het woord: Bouke Brinkman, interim Projectmanager via Target, Geertje Schonewille, eigenaar en interim Projectmanager bij Effision en Hans Haselhorst, Partner en Consultant Projectmanagement bij Target. Zij geven hun kijk op het vak. Waarom en wanneer besteed je projectmanagement uit, wat is de essentie van het vak en wat moet je als (externe) Projectmanager kunnen?
Geertje Schonewille, eigenaar Effision en Interim Projectmanager
Waarom Projectmanagement
Een Projectmanager is de aangewezen persoon om structuur aan te brengen. Daar zijn de drie het over eens. Die structuur maak je volgens Geertje Schonewille door ervoor te zorgen dat mensen in hun kracht komen: “Door er daarnaast voor te zorgen dat zij weten waarvoor ze verantwoordelijk zijn, kun je een projectgroep meer bij elkaar brengen. Een organisatie die vaak op projectbasis werkt, ziet het belang van een specifiek aangestelde Projectmanager vaak wel in. Dergelijke bedrijven hebben meestal zelf ook Projectmanagers in dienst die de scope bepalen, eindverantwoordelijk zijn en de structuur creëren.”
De uitvoering van de rol
Waar er echter vaak nog nagedacht moet worden over de noodzaak van een projectmanager, zijn volgens Geertje organisaties die maar sporadisch op projectbasis werken. “Werkzaamheden worden in zulke organisaties vaak verdeeld over de afdelingen. Het project geniet geen voorkeur, verantwoordelijkheid ligt niet bij specifieke medewerkers. Wat we vaak zien gebeuren is dat een project dan niet de aandacht krijgt die het verdient. Dat gebeurt doordat andere, niet projectgerelateerde werkzaamheden de overhand krijgen.” Het resultaat is dan een langslepend project met hoge kosten. Hans heeft zulke projecten regelmatig veel tijd zien vergen. “Door in zo’n situatie een gespecialiseerde Projectmanager aan te stellen kun je kosten drukken, het project eerder afronden en door de duidelijke structuur een goed product opleveren.”
Wanneer inhuren
Bouke Brinkman, Projectmanager via Target
Bouke Brinkman durft daarin nog wel een stap verder te gaan: “Het belangrijkste moment voor een Projectmanager om betrokken te zijn, is de voorbereidingsfase van een project. Hoe eerder je de juiste richting op kan sturen, hoe beter. Midden in een project de structuur veranderen kost meer energie dan deze vooraf bepalen. Daarom adviseer ik management om altijd vooraf na te denken over de omvang van het project en de noodzaak van een (externe) Projectmanager. Het bepalen van de scope en het in kaart brengen van risico’s zijn belangrijke onderdelen van een project. Ondanks de traditionele kijk op Projectmanagers, waarin zij degenen zijn die beslissingen nemen, vind ik dat een goede Projectmanager de operationeel verantwoordelijken helpt om de juiste beslissingen op het juiste moment te maken.
Stip op de horizon
Vaak leeft het sentiment dat een project een startpunt en een eindpunt heeft. Toch hoeft de Projectmanager niet tot het absolute eindpunt de stuurman of -vrouw te zijn. “Soms breekt het moment om een project over te dragen al eerder aan”, legt Geertje Schonewille uit. In mijn huidige project is het eindproduct nog niet opgeleverd, maar de structuur is gecreëerd, technisch specialisten zijn aan het werk. Kortom: alles loopt, dus ik draag het project over.”
Competenties interim projectmanagers
Zo blijkt maar: projecten zijn er in alle soorten en maten. Investeringsprojecten, procesoptimalisaties of productontwikkeling: de belangrijkste competenties voor een PM’er veranderen maar weinig, zo zijn Geertje en Bouke het eens: mensen in hun kracht zetten, structuur creëren en van individuele specialisten een team maken.
Rol Target
Wat er verder nodig is: dat is natuurlijk voor ieder project anders. Hans Haselhorst heeft bijna twintig jaar ervaring in het bedienen van projectvraagstukken bij industriële klanten. Deze klanten worden bediend door het leveren van Target Projectmanagers op een diversiteit aan projecten. Dat kunnen projecten zijn van de begeleiding van een nieuwbouw van een logistiek centrum tot de implementatie van een ERP pakket, procesverbeteringen of productontwikkelingen. “Al onze klanten hebben hun eigen ambities en uitdagingen. Ik vind het fantastisch om aan deze plannen structuur, inhoud, kwaliteit en capaciteit te leveren.
Denk jij aan een projectmanager voor jouw project, of lijkt het jou gaaf om als interim projectmanager aan de slag te gaan? Neem dan contact op met Hans via hanshaselhorst@target.nl.
Hans Haselhorst: Consultant Projectmanagement